說到時間管理，你可能會想到斯蒂芬·柯維的著作《高效人士的7個習慣》。

他在書中提出了“要事第一”這個習慣。他告訴我們，想要提高工作效率，你首先要把事情按重要性和緊急程度分成“重要/不緊急，重要/緊急，不重要/緊急，不重要/不緊急”這四類。

然后，你每天需要用大部分的時間來做那些“重要/不緊急”的任務，這樣“緊急”的任務就會越來越少，而不重要的任務可以授權他人或者直接放棄，這樣你的效率就會大幅提升！這個叫做“時間管理優先矩陣”：

但現在很多人卻說這個管理矩陣過時了，因為你并不知道重要的事情是什么，所以這種方式無效...

Emmmm...

這個就好比說，iPhone已經過時了，因為它太貴了，我買不起，而且有很多功能我也用不來，因此我覺得它沒用...

但這并不是iPhone的問題啊，這是…我的問題。

并不是這個管理矩陣過時了，而是我們需要擁有“識別重要性”的能力。

那什么才是重要的事情呢？

具有累計效應的事情？對未來影響更深更遠的事情？對其他任務有巨大影響的事情？

那這些事情是什么呢？

我們可以把所有的任務大致分成兩類：一類叫做“建設類任務”，一類叫做“運營類任務”。（當然，還有一類叫做“結束類任務”，這里暫不做討論）

一、建設類任務

所謂“建設類任務”就是指那些你要“開啟/建造”某個“系統/項目”的任務。比如說，你要造一棟樓，那么“選址、買地、設計、建造、裝修...”等等這些都是建設類任務。

建設的標的有很多，不僅可以是建設一棟樓，也可以是建設一個APP，建設一個團隊，還可以是建設自己的知識體系，建設自己的家庭，建設自己的社交圈子等等...總之，它是你把一個東西從0到1打造出來的過程。

有一本書叫做《用戶體驗要素》，它是講怎么建設一個網站的，但我們可以把其中的核心框架（用戶體驗要素的5個層面）剝離出來，遷移到任何“建設類”的項目中，小到一篇文章，大到一棟大廈、一個軟件系統，你都能通過這個框架，非常清晰的看到整個建設過程中各個任務的主次輕重之分。

這個核心框架從下到上分別是：

• 戰略層：為什么要建設這個系統/項目，對方能獲得什么，我能獲得什么？也就是這個項目的戰略定位，它為什么而存在？
• 范圍層：在這個系統中需要包含哪些內容，要什么，不要什么？比如要建設一個游樂場，里面需要包含哪些設施？摩天輪、旋轉木馬、過山車、還有肯德基、冰激凌店、消防、巡警、急救中心...
• 結構層：有了這些內容，現在該如何把他們互相連接起來，組成一個完整的系統？這時候你就需要對整個系統進行功能布局、結構設計、動線規劃等等...然后出設計圖、施工圖。
• 框架層：這里開始就是用戶能直接感觸到的部分，比如大樓的實體鋼結構、水泥墻、樓道、水電消防...比如軟件的界面布局、信息排列等等，這個層次相當于未裝修的毛坯房。
• 表現層：最上方的這層是美化的部分，比如房屋的外墻設計、軟裝布置，軟件的視覺樣式等等，這是對方最能直觀感受到的部分。

這個就是建設類任務的五個階段。如果你面對的是建設類任務的話，首先應該意識到：建設任務無小事，任何階段都應該非常專注，因為每一處細節都會影響最終的成敗，一顆螺絲釘，就可能毀了整架飛機！

但其中的任務也是有先后輕重之分的，一顆壞螺絲所在的位置，帶來的影響程度也是不同的：

這5個階段逐級遞進，先做好下面一層，上面一層才不會跑偏。比如你“結構層”里的設計圖畫好了，發現“范圍層”里有些功能沒加進去，或者“戰略層”根本就定錯了，那就得推導重來，甚至直接放棄...

因此，重要性也是越早的階段越重要，比如“戰略層”的重要程度就是五顆星，它是這里最重要的任務，甚至也是你所有任務中最重要的任務，它決定你要建什么，為什么要建這個，一旦戰略層錯了，后面的努力都是浪費精力，這個也是我們第25課重點講的內容，好的開始是成功的一半；而“表現層”的重要程度就要低很多，樣子好不好看直觀感受最強烈，但對最終的成敗影響卻是最小的。

所以，當你遇到一個建設類任務時，你可以拿出這個框架來對照一下，你就能很快明確它們的重要程度，從而決定你對某個任務應有的投入度。比如：

小錘要和女友小美結婚，“籌備婚禮”就是一個建設類任務。

從什么都沒有變成一場完美的婚禮。那小錘需要重點跟進的任務是什么？

首先是戰略層：

也就是小錘，小美，雙方家長這幾個核心成員對婚禮的要求，比如婚禮的時間、地點、規模、預算；形式是中式還是西式？需要向來賓們展示一種什么樣的氛圍？帶去什么樣的感受？主題是浪漫感動，還是熱辣激情？場面是尊貴奢華，還是低調樸實？…

這些看上去很虛，但他們卻是整個婚禮的基石，如果在這個環節上大家達不成共識，后期就會有無止境的修改、返工，甚至爭吵、傷心。

因此，平衡各方要求，對婚禮的定位達成共識是小錘最重要的任務。

然后是范圍層：

為了實現“戰略層”的這些要求，需要放入哪些“要素”？比如婚禮中需要包含哪些環節，需要哪些道具？需要找什么風格的司儀？需要請哪些親朋好友？吃什么晚餐？配什么煙酒糖？等等…

這是小錘、小美其次重要的任務。

準備好了這2層，整個婚禮就不會跑偏，滿分是100分，現在至少拿到了60分。如果時間充裕，小錘可以繼續往上走深入各個細節，但現在時間有限，那么他就可以把剩下的三層分包出去，比如：

• 把“結構層”分包給婚慶總指揮，讓他幫小錘把這些人、事、物串聯起來，變成一個整體；
• 把“框架層”分包給司儀，讓他把所有的環節串聯起來，變成一臺連貫的晚會；
• 把“表現層”分包給小美，讓她來決定各個環節的服裝配飾、舞臺燈光、視頻配樂；

這樣，小錘在整個過程中需要參與的環節就會大大減少，卻又能最大程度確保婚禮的質量。

一場完美的婚禮，即將上演…

二、運營類任務

我在專欄第20課《如果你能穿越，現在會變得更好嗎？》中講到過“系統”和“系統性思維”的概念，你看的見的人、事、物叫做“要素”，但它們不是孤立存在于這個世上的，他們之間有一種看不見的“關系”把彼此連接在一起互相影響。把這些“要素”以一定的“關系”組合在一起，具有某一特定功能的“整體”，就叫做“系統”。

人體是一個系統，APP是一個系統，公司是一個系統，一幢辦公大樓也是一個系統，建設類任務就是從0到1建設一個系統，而運營類任務就是要保證這個系統能正常甚至更好的運行。比如說APP上線后的技術維護、用戶運營、營銷推廣...公司的日常管理，財務、人事、進銷存…等等這些就是運營類任務。

那你該如何在這些多如牛毛的運營類任務中找出關鍵點呢？

他們看上去都稀松平常、雜亂無章，但其中就埋藏著一些對整個系統的未來能起到決定性作用的工作，想要找出這個關鍵點，你就需要先看到整個系統的全局。

這時候，你就需要拿起“系統性思維”這把思考利刃來進行一次解剖，比如把錘子奶茶店日常運營的主要部分簡化成如下的一個系統圖：

注：此處省略繪制步驟，關于“系統性思維”的具體方法了，請點擊此處回顧專欄第20課。

有了系統圖，那關鍵任務在哪呢？

1. 推動增強回路

一個以增長為目標的系統，首要任務是找到能推動增長的關鍵環節，比如你要經營一個奶茶店，那么你的核心目標是盈利，而盈利就需要不斷增長的客戶量，那么整個系統就應該圍繞“客戶量”這一關鍵變量來搭建，所有工作是圍繞它來展開的。

那如何讓一個變量在系統中不斷增長呢？

你需要推動一個“增強回路”，增強回路就是一個系統中的A能增強B，而B又能反過來增強A，他們兩者能形成一個互相增強的循環。

那在奶茶店的經營過程中，什么能與“客戶量”形成增強回路？

是“宣傳量”。

宣傳量越大，奶茶店的知名度就越高，就會吸引越多的人來購買；而越多人購買，奶茶店的現金流就會變得越多，你就可以不斷拿錢去做更多的宣傳，這就形成了一個增強回路。

因此，你在運營類任務中的第一個關鍵任務就出現了，就是要重點去做那些能提高“宣傳量”的工作，比如找中心化媒體投放廣告，找網紅自媒體做定向推薦，設計自傳播活動讓用戶分享裂變等等...一圈圈持續推動這個增強回路。

全球第一大飲料公司“可口可樂”，能保持100多年興盛不衰的核心秘密之一，就是永不停歇地投入大量的廣告來推動這個增強回路，其發明人彭伯頓曾說：“如果我有25000美元，我愿意花24000美元來為可口可樂打廣告，再用剩下的1000美元來進行生產。”

2. 消除風險因素

所謂風險因素，就是指會限制系統增長，或者導致一個負增長循環出現，甚至會讓整個系統崩潰的因素。

比如剛才錘子奶茶店系統圖里的風險因素就是“次品率”，次品率越高，用戶口碑就越差，客戶就會流失的越多。

如果對“風險因素”放任不管而繼續增加宣傳量或快速擴張，那么就會帶來更多的負面評價，口碑進一步下跌，客戶流失會更加嚴重；而客戶量的減少，收入也會跟著跌，沒錢打廣告，知名度也會隨之下降，這又導致新客的獲取越來越難，收入繼續銳減...進而走入一個惡性循環。

所以，運營類任務中第二重要的，是找出系統中的“風險因素”并想辦法控制甚至消除，讓系統至少可以正常運行而不至于崩潰。

比如，為了解決因“管理復雜度”增加而帶來的“次品率”提升，小錘可以改變分店的經營模式，從加盟變成直管，甚至直營；強化品控，將奶茶的制作從依賴經驗變成依賴流程，提供統一的原料供應，提前壓縮好茶飲配方，設立嚴格的監管機制等等。

再比如，老化的煤氣管道，積油的抽油煙機，損壞的電源電器等等...這些是消防的“風險因素”，如果放任不管就會越來越嚴重，最終釀成大禍。因此，日常排查的重要性要遠遠大于火災來臨時的緊急施救，等風險發生，整個系統會迅速崩塌，損失急速擴大，多年的心血付之一炬，屆時再想挽回已杯水車薪，為時已晚。

短期成功靠增長，長期成功靠安全。

放入矩陣，精簡任務

總結一下，有3類任務非常重要，你需要把它們從眾多任務中挑選出來重點對待，成為你每天工作的重心，他們是：

• 第一，建設類任務。特別是前三層：戰略層、范圍層、結構層的任務，他們對系統的最終成敗影響巨大；
• 第二，能推動增強回路的任務。這是你的核心推動力，它能讓系統快速的發展；
• 第三，能消除風險因素的任務。比起救火更重要的是防火，不做防范，風險因素就會演化成真正的危機，讓你苦心建起的大廈瞬間崩塌。

如果此時，你竟然發現自己手頭并沒有以上這三類任務，那你目前最重要的任務就是去找到它們：或去開啟一個建設類任務；或去構建一個增強回路；或去尋找到可能的潛在風險...

好，知道了什么事情重要，你就可以應用“時間管理優先矩陣”來精簡并管理自己的任務，把每天的注意力都聚焦在這些最重要的事情上了。

第二步：梳理日程

大腦是無法同時思考多件事情的（因為需要的背景知識不同），注意力在同一時刻也只能聚焦在一點上。因此，如果要處理多件事情，也得一件一件事情挨個做，如果非要同時面對，你的大腦很可能就會死機，什么事情也推進不了。

這個就好比是一個倒放著的細口瓶子，瓶里有許多小球，每一個小球都代表一項任務，而這個瓶口的大小一次只能讓一個小球通過。

那么，如果代表“任務”的小球都堆在一起，小球掉出瓶子的速度就會非常慢，甚至完全卡住不動。

想要讓所有小球快速離開瓶子，你就得把所有小球按順序排成一條直線：

這樣，小球掉出瓶子的速度就能快很多。

因此，你任務再多，也必須把它們排列成一個有序的隊列，然后挨個執行才能將效率最大化。

那具體該怎么排呢？

一、用GTD，梳理任務順序

要讓任務變得有序，你首先要熟練運用任務管理的神技：GTD。

什么是GTD？它的英文全稱是：Get Things Done，意思是把事情做完，這是由戴維·艾倫在他的著作《盡管去做》里提出的一套移動硬盤式的任務管理方法。

注：我們在專欄第22課《做計劃！不是列一份愿望清單…》中詳細講過它，如果你不記得了可以點擊此處回顧一下全文。

輸入雜亂的任務，結合“時間管理優先矩陣”，用軟件進行自動整理，輸出一張有序的任務列表，這是GTD最擅長的事情。

有了這張任務清單，你只需要按順序逐個執行即可，效率就會立刻變得很高，這項技能你必須學會并熟練運用。

二、用生物鐘，設定執行時段

你可能會感覺，這篇文章看上去是在講“時間管理”的，但是到目前為止并沒有出現過“時間管理”一詞（除了引用了“時間管理優先矩陣”這個斯蒂芬·科維提出的概念），為什么？

那是因為時間是不能被管理的，它只是一個度量單位，你不能對它做任何修改。

時間不能管理，但你卻可以管理自己身體內的另一個“時間”，它叫做“生物鐘”。

什么是生物鐘？

人體的生物鐘，是由下丘腦中的“視交叉上核”來控制的，你的體力、智力、情緒、血壓、經期等等都會呈現出周期性的變化，它是生物體生命活動的內在節律。

清晨，即使沒有鬧鐘，你也會自然醒來，大腦逐漸清澈，你開始變得充滿活力，你能輕松背出演講的稿件，保持高度專注，靈感不斷迸發...而在下午1?2點的時候，你想專注做一些有創造性的工作，困意卻會強行襲來，你提醒自己要堅持，要打起精神，拿起牙簽去撐眼皮...但注意力就是很難集中。

都是1小時，效率可能差出五倍。

清晨的記憶力，上午的專注力，午后的乏力，晚飯前的運動活力...這些都是生物鐘導致的。

從這里你可以看到，身體能量、精神狀態、注意力的集中度、大腦的活躍度等等...在每天各個時間段都是不一樣的，它們呈現出一個周期性的變化。如果我們能理解自己的生物鐘，并讓任務的安排順應這個節律，那工作效率必將大幅提高。

具體應該怎么做？

要順應生物鐘，你就得理解生物鐘，以下是我根據某位醫生列出的一張生物鐘時刻表簡化而來，方便你作為參考：

注：每個人的生物鐘各有差異，你可以根據自己的實際情況做一些調整。

有了這個生物鐘參考表，我們可以把一天的工作時段，進行重新分配，比如：

1. 專注2個工作區：8點?12點；15點?18點。這2個時間段大腦最為活躍，思維敏捷，注意力容易集中，你應該把最重要、最需要創造力的工作安排在這2大段時間里進行。

2. 設立2個學習區：6點?9點；20點?22點。這是你記憶力最旺盛的時期，如果你用這段時間來刷劇、刷朋友圈，那大腦中就會充滿影視劇情、明星八卦和好友動態，忘都忘不掉...這是學習的黃金時間段，千萬別浪費了。

3. 安頓2個休息區：13點?14點；23點?5點。晚上11點上床睡覺，中午1點睡個午覺，或者做一次冥想，它們能保證你全天的精力充沛。

除這3個區域之外的時間段，你可以用來處理一些不那么重要和緊急的事情。

你可以把生物鐘的周期性看成是一家“注意力”供貨商，有時候它輸出的“注意力”充足，有時候少一些，有時候則需要“補貨”。而你的工作成果都是通過注意力交換得到的，有些工作需要的注意力多一些，有些則需要的少一些。

因此，順應生物鐘的規律來工作，你其實就是在調節它們之間的供需匹配，適合的時間，做適合的事，會讓你始終處在適配的狀態，有四兩撥千斤的功效，你的工作效率就能大幅提升！

最后，祝你復工大吉，愿疫情早日散去，武漢加油，中國加油！

看完三件事：

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