傳統檔案館及數字檔案館的檔案管理主要包括檔案信息收集、分類、挖掘、保管、利用等環節，而在智慧檔案館環境中，通過將人工智能有針對性地運用到檔案管理各個環節，可以實現智能檢索收集檔案信息、智能分類與挖掘檔案信息、智能保管檔案信息以及提供智能檔案信息利用服務，使檔案管理得以優化升級，實現建設智慧檔案館目標。

智能檢索收集檔案信息

智慧檔案館需要對檔案實體信息資源、檔案應用信息資源、檔案內容信息資源、城鄉社會記憶信息資源以及檔案館樓宇管理信息資源等海量異構數據進行管理，這些海量異構數據呈現出急劇增長的趨勢，分布范圍與領域也愈發廣泛。人工智能在信息檢索領域的應用可以使傳統的檔案信息收集轉變為智能的檔案信息檢索收集，通過對人類處理數據的思維過程進行模擬，實現海量數據中的智能檢索、推理以及表達，為后續操作提供便利，提高效率。

智能分類與挖掘檔案信息

在智能分類檔案信息的過程中，智慧檔案館可以按照不同的檔案介質運用相應的關鍵技術對其進行智能分類。文本檔案，運用自然語言處理中的文本分類和聚類系統，提取關鍵詞標注分類；照片檔案，運用自然語言處理中的深度學習技術智能識別圖像分類；音頻檔案，可以運用自然語言處理中的語音識別技術智能識別音頻，將語音信號中的詞匯內容轉變為計算機可識別的數據進行分類操作。前期的數字化、排序以及分類等操作為智能挖掘檔案信息奠定了基礎，智慧檔案館可以運用人工智能在數據挖掘以及信息檢索等領域應用的技術，來智能挖掘檔案信息，運用數據挖掘技術進行檔案價值的智能鑒定。

智能保管檔案信息

在智慧檔案館環境下，將現有的防御方式進行整合升級，建立可以主動檢測入侵信息、進行風險評估并做出相應響應的綜合防御平臺系統。應運用人工智能中的數據采集程序及時收集平臺系統運行中產生的日志信息，加以分析，強化綜合防御分析以及應對能力，人員與設備方面，智慧檔案館可運用人工智能在物聯網以及人識別等領域應用的技術來進行智能保管。人臉識別技術進行身份識別，同時在重要庫房及設備處安置傳感器，及時監測人員行為記錄。設備方面主要通過傳感器等設備實時監測，從而實現檔案信息的智能保管和保護。

提供智能檔案信息利用服務

人工智能促使人機交互從傳統的“由輸入到反饋”循環轉變為智能的“由推薦到選擇”循環，此基礎上，智慧檔案館可以建立智能檔案信息利用服務系統，通過該系統與利用者進行語音交互、視覺交互以及觸覺交互，從而向利用者提供個性化的智能服務。可通過記錄利用者的檢索頻率、常用服務等操作行為日志，分析利用者的需求偏好，為向利用者提供更高品質的個性化服務提供數據支持。